Informacja o przetwarzaniu danych osobowych

KLAUZULA INFORMACYJNA DOTYCZĄCA PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

na mocy art. 13 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE
(zwanej dalej jako „RODO”)

Jeśli przekazują nam Państwo swoje dane osobowe jesteśmy ich administratorem jako

  1. HB Reavis Poland spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Warszawie, przy ul. Postępu 14 (02-676 Warszawa), Rzeczpospolita Polska, wpisanej do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m. st. Warszawy w Warszawie, XIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS no.: 0000309617,
  2. HubHub Poland spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Warszawie, przy ul. Postępu 14 (02-676 Warszawa), wpisanej do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m. st. Warszawy w Warszawie, XIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000571817 (zwana dalej jako „HB Reavis” lub „my”),

chcielibyśmy poinformować o tym, jak przetwarzamy Państwa dane osobowe i jakie przysługują Państwu prawa w związku z przetwarzaniem tych danych.

HB Reavis jest częścią Grupy HB Reavis, w skład której wchodzą wszystkie podmioty skonsolidowane w ramach grupy kapitałowej HB Reavis Holding S.A. z siedzibą w Luksemburgu (zwanej dalej jako „Grupa HB Reavis”), w związku z czym w niniejszej Klauzuli informacyjnej mogą pojawić się odniesienia do Grupy HB Reavis.

Jaki jest nasz cel i prawnie uzasadniony interes w związku z przetwarzaniem Państwa danych osobowych?

  1. Wybór potencjalnych pracowników.
  2. Obustronna komunikacja.
  3. Ochrona własności i bezpieczeństwo pracowników i odwiedzających.
  4. Reklama organizowanych przez nas wydarzeń.
  5. Wysyłanie przypomnień.
  6. Rozpatrywanie skarg.

Opis celu i prawnie uzasadnionych interesów przetwarzania:

  1. W przypadku wolnego stanowiska w HB Reavis, poszukujemy najlepszego kandydata na to stanowisko. W tym celu zbieramy od kandydatów CV bezpośrednio lub przez osoby trzecie polecające danych kandydatów. Po przejrzeniu CV kandydatów zapraszamy ich na rozmowę indywidualną, po której wysyłamy im informacje dalszych krokach. W przypadku, gdy w danej chwili nie ma wolnych stanowisk lub gdy kandydat nie spełnił wymagań danej oferty pracy, możemy za jego zgodą przechowywać jego CV, by skontaktować się z nim w przyszłości w sprawie innej oferty.
  2. Naszą filozofią jest stała otwartość i transparentność. Jesteśmy otwarci na kontakt z zainteresowanymi osobami. W celu umożliwienia kontaktu z nami przygotowaliśmy kilka różnych rodzajów formularzy kontaktowych, za pośrednictwem których można się z nami skontaktować. Ponadto opublikowaliśmy adresy e-mail niektórych naszych pracowników, dzięki czemu można w każdej chwili się do nich zwrócić z jakimkolwiek pytaniem dotyczącym naszego budynku lub Państwa sprawy. Jednakże, by zapewnić efektywną, sprawną i bezproblemową komunikację, niezbędne jest przetwarzanie Państwa danych osobowych.
  3. Ochrona naszych budynków i zapewnienie bezpieczeństwa znajdujących się w nich osób są kluczowym i najważniejszym elementem naszej działalności. Aby zapewnić właściwy poziom bezpieczeństwa, zainstalowaliśmy system monitoringu wizyjnego (CCTV). System CCTV może nagrywać Państwa, gdy znajdą się Państwo w naszym budynku lub będą przebywać w ich pobliżu. Dodatkowo, weryfikujemy tożsamość osób trzecich i rejestrujemy osoby trzecie (tj. inne niż najemcy i ich pracownicy) wchodzące do naszych budynków na recepcji budynku, poprzez zweryfikowanie ich tożsamości na podstawie okazanego dokumentu tożsamości lub przy wjeździe na parking i do garażu, poprzez skanowanie tablicy rejestracyjnej pojazdu, a także wykonywanie jego zdjęcia i poruszającej się nim osoby. Ponadto, w przypadku wejścia przez Państwa do budynku za pomocą karty dostępu najemcy, przetwarzamy dane dotyczące czasu i miejsce wejścia.
  4. Co więcej, możemy przetwarzać Państwa dane osobowe wykonując zdjęcia i nagrania audiowizualne i wykorzystywać je na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu w celu promocji naszych wydarzeń i usług oraz zwiększenia wartości naszej marki i firmy poprzez wysyłanie Państwu biuletynów i wiadomości follow-up z materiałami marketingowymi na temat naszych wydarzeń oraz publikowanie zdjęć (w których Państwo mogą wystąpić) i nagrań na naszych profilach w mediach społecznościowych, takich jak YouTube, LinkedIn, Facebook, Twitter czy Instagram i w innych kanałach komunikacji, takich jak nasze strony internetowe.
  5. Przetwarzamy również Państwa dane osobowe w celu wysyłania przypomnień dotyczących niewysłanych formularzy internetowych. Zawsze, gdy zaczynają Państwo wypełniać jakikolwiek formularz internetowy opublikowany na naszej stronie internetowej, automatycznie przetwarzamy wprowadzane dane osobowe. W przypadku, gdy zapomną Państwo wysłać formularz, użyjemy automatycznie zapisanych danych osobowych, by przypomnieć Państwu o dokończeniu wypełniania formularza i jego wysłaniu.
  6. W windach i przy wjeździe do garażu oraz na parking istnieje możliwość bezpośredniego połączenia się z nami za pomocą zainstalowanych urządzeń głosowych. W przypadku gdy łączą się Państwo z nami za pośrednictwem tych urządzeń, rejestrujemy rozmowę, którą później możemy użyć w przypadku rozpatrywania potencjalnych skarg.

Jaka jest podstawa prawna przetwarzania twoich danych osobowych?

  1. W przypadku wysłania przez Państwa CV w sprawie konkretnego wolnego stanowiska zawarte w nim dane osobowe będą przetwarzane w ramach wykonywania stosunku umownego oraz na Państwa wniosek złożony przed zawarciem umowy zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. b) RODO (w razie nieprzekazania nam swoich danych osobowych nie będziemy mogli zawrzeć z Państwem umowy). W przypadku, gdy życzą sobie Państwo, byśmy zatrzymali CV po zakończeniu procesu rekrutacji lub przyjęli je, mimo że nie starają się Państwo o konkretną posadę, przetwarzamy dane osobowe na podstawie zgody według art. 6 ust. 1 lit. a) RODO.
  2. W przypadku kontaktowania się z danym pracownikiem przez e-mail lub przy użyciu formularza internetowego, przetwarzamy dane osobowe na podstawie prawnie uzasadnionych interesów zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f) RODO.
  3. Przetwarzamy dane osobowe na podstawie prawnie uzasadnionych interesów zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f) RODO w celu ochrony naszych praw i interesów oraz w celu zapewnienia bezpieczeństwa na naszym terenie.
  4. W przypadku promowania organizowanych przez nas wydarzeń i świadczonych przez nas usług, przetwarzamy dane osobowe na podstawie prawnie uzasadnionych interesów zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f) RODO.
  5. Przetwarzamy dane osobowe na podstawie prawnie uzasadnionych interesów zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f) RODO w celu wysyłania Państwu przypomnień dotyczących niewysłanych formularzy internetowych.
  6. W przypadku złożenia przez państwa skargi, przetwarzamy dane osobowe na podstawie prawnie uzasadnionych interesów zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f) RODO w celu rozpatrzenia skargi.

Jakie rodzaje danych osobowych przetwarzamy?

  1. Dane osobowe podane w CV (takie jak imię, nazwisko, data urodzenia, adres, adres e-mail, numer telefonu itp.).
  2. Imię, nazwisko, adres e-mail i numer telefonu.
  3. Materiały audio-wizualne przedstawiające osobę, wizerunek oraz rejestracyjny pojazdu, imię i nazwisko przy weryfikacji dokumentu tożsamości oraz czas i miejsca wejścia przy korzystaniu z karty dostępu.
  4. Zdjęcie i/lub materiały audio-wizualne przedstawiające osobę.
  5. Dane osobowe wymagane przez określony formularz internetowy (imię, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu itp.).
  6. Nagranie głosowe.

Jak długo przechowujemy twoje dane osobowe?

  1. W przypadku aplikowania na określone wolne stanowisko dane osobowe są przechowywane do końca procesu rekrutacji. W przypadku, gdy kandydat wyraził zgodę na zatrzymanie CV na potrzeby przyszłych ofert pracy, dane osobowe są przechowywane przez 2 lata.
  2. W przypadku skontaktowania się z nami lub którymkolwiek pracownikiem za pomocą poczty elektronicznej lub poprzez formularz internetowy, dane osobowe są przechowywane do momentu wypisania się z naszej bazy danych kontaktowych.
  3. Przechowujemy Państwa dane przez 15 dni.
  4. Przechowujemy Państwa dane osobowe przez czas, który jest niezbędny do osiągnięcia celu przetwarzania tych danych.
  5. Przechowujemy Państwa dane osobowe przez 30 dni.
  6. Przechowujemy Państwa dane przez 15 dni.

W przypadku, gdy przetwarzanie Państwa danych osobowych w celu, w którym zostały pozyskane nie jest już konieczne, dane te zostaną usunięte, o ile nie dotyczy ich okres przedawnienia. Niektóre informacje i korespondencja mogą zostać zatrzymane do momentu upłynięcia terminu wnoszenia roszczeń liczonego od okresu poprzedzającego umowę lub okresu trwania stosunku umownego lub w celu zachowania zgodności z wymogami prawnymi dotyczącymi przechowywania tych danych osobowych.

Komu przekazujemy dane osobowe?

Możemy przekazywać Państwa dane osobowe spółkom z Grupy HB Reavis lub naszym partnerom biznesowym, którzy na mocy zawartych z nimi umów pełnią funkcje podmiotów przetwarzania, administratorów danych i wewnętrznych administratorów danych. Możemy zostać również zobowiązani do przekazywania Państwa danych osobowych organom publicznym, zwłaszcza sądom i organom ścigania (policja i prokuratura), wyłącznie w zakresie niezbędnym i wymaganym przez prawo.

Od kogo pozyskujemy dane osobowe?

Dane osobowe pozyskujemy od Państwa.

Czy wykorzystujemy zautomatyzowany proces podejmowania poszczególnych decyzji?

Nie, nie stosujemy żadnych procesów automatycznego podejmowania poszczególnych decyzji.

Czy przekazujemy dane osobowe państwom trzecim?

Państwa dane osobowe są przetwarzane na terytorium Rzeczpospolitej Polskiej i innych państw Unii Europejskiej. Państwa dane osobowe mogą być przetwarzane w państwie z poza Unii Europejskiej, jeśli to państwo trzecie zostało uznane przez Unię Europejską za zapewniający właściwy poziom ochrony danych osobowych lub jeśli w tym państwie stosuje się inne odpowiednie środki do ochrony danych osobowych (np. wiążące reguły korporacyjne lub standardowe klauzule ochrony danych UE).

Pozostałe informacje:

Dane osobowe mogą w uzasadnionych przypadkach zostać wykorzystane (przetwarzane) w kwestiach prawnych, takich jak wypełnianie obowiązków wobec władz publicznych oraz na potrzeby ewentualnej ochrony prawnej. Dane osobowe mogą także zostać zarchiwizowane w określonym interesie publicznym oraz na potrzeby badań naukowych, historycznych lub statystycznych.

Jakie przysługują Państwu prawa?

Poniżej opisane są prawa, które przysługują Państwu, jako osobom, których dane dotyczą. Należy zauważyć, że dokładne warunki korzystania z tych praw są określone w rozdziale III RODO oraz że w niektórych przypadkach nie jest możliwe skorzystanie ze wszystkich tych praw. Przysługują Państwu następujące prawa:

  • prawo do dostępu do danych osobowych, które przetwarzamy,
  • prawo do sprostowania nieprawidłowych lub niedokładnych danych osobowych oraz uzupełnienie brakujących danych osobowych,
  • prawo do ograniczenia przetwarzania danych osobowych,
  • prawo do usunięcia danych osobowych, jeśli nie są one niezbędne do celów, dla których zostały zebrane lub braku podstawy do ich przetwarzania,
  • prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych, jeśli istnieje podejrzenie bezzasadnego przetwarzania tych danych,
  • prawo do bycia wyłączonym z procesu automatycznego podejmowania decyzji,
  • prawo do otrzymania danych osobowych w ustrukturyzowanym, nadającym się do odczytu formacie maszynowym lub do przesłania innemu administratorowi danych,
  • prawo do cofnięcia zgody na przetwarzanie danych osobowych,
  • prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego.

Jak mogą Państwo korzystać ze swoich praw?

Elektronicznie: dataprivacy@hbreavis.com

Pisemnie na adres: ul. Postępu 14, 02-676 Warszawa, Rzeczpospolita Polska

Telephone: +421 918 723 243

Staramy się w jak największym stopniu chronić Państwa prywatność, dlatego przetwarzamy Państwa dane zgodnie z RODO i innymi obowiązującymi przepisami prawa. W razie jakichkolwiek zastrzeżeń co do sposobu, w jaki wykorzystujemy Państwa dane osobowe, mogą Państwo skorzystać ze swoich praw, kontaktując się z:

Inspektorem ochrony danych osobowych: Erika Wild, punkt kontaktowy pod adresem: Mlynské Nivy 16, 821 09 Bratislava, Republika Słowacji, e-mail: dataprivacy@hbreavis.com, tel.: +421 918 723 243.

Przysługuje Państwu też prawo do wniesienia skargi do lokalnego organu nadzorczego, którym jest: Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych z siedzibą w Warszawie, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

Dane organów nadzorczych można również znaleźć na stronie: https://ec.europa.eu/justice/article-29/structure/data-protection-authorities/index_en.htm

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

follow us:

More than 30 000 members.

Kontakt

HB Reavis Poland Sp. z o.o.

Znajdź nasze biuro:
Postępu 14
02-676 Warszawa

Zadzwoń:
WSI I – ochrona 885 560 695
WSI II – recepcja 22 257 67 00

Napisz do nas:
poland@hbreavis.com


Wynajem powierzchni biurowych
tel.: +48 22 372 00 00
najem@hbreavis.com

Wynajem powierzchni handlowych
tel.: +48 22 372 00 01
najem@hbreavis.com